Pensad que uno de los principales factores a tener en cuenta es la organización y el tiempo que le dedicaremos, ya que mientras dure la mudanza la empresa no estará operativa y no podremos atender a nuestros clientes. Así, realizar una mudanza de oficina supone grandes dosis de planificación para realizarla de una manera eficiente.
Pasos para organizar una mudanza de oficina
A continuación os compartimos algunos consejos que nos han sido de gran utilidad para llevar a cabo mudanzas en distintas empresas.
1. Elige bien la fecha pare la mudanza
Parece que elegir un día cualquiera para realizar la mudanza sea irrelevante, pero realmente no es así, elegir el día que se va a realizar la mudanza, es tan importante como todo el resto ya que hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Evitar que la fecha de mudanza elegida sea un día festivo.
- Localizar un día de la semana donde la empresa no tenga demasiado trabajo así evitaremos la falta de atención al cliente y en consecuencia no perderemos posibles ventas.
- Si eliges hacer la mudanza por tu cuenta, intenta que el día elegido esté disponible todo el equipo, de esta manera se agilizará el proceso al disponer de toda la plantilla de trabajadores.
- En el caso que decidan contratar una empresa profesional de mudanzas, asegurar fechas de disponibilidad para evitar imprevistos.
2. Presupuestos y tiempos
Tenemos que ser capaces de realizar una estimación del coste y de los recursos que necesitaremos para realizar la mudanza en sí misma. En este apartado tendremos en cuenta variables como: personas necesarias para realizarla, transporte, cajas de embalaje, desmontaje (y montaje) del mobiliario, etc.
Por otro lado hay que tener muy claro cuánto tiempo necesitaremos para llevarla acabo, ya que en ese tiempo no estaremos operativos para nuestros clientes.
Así el tiempo de ejecución dependerá en gran manera del tamaño de la empresa y del número de trabajadores que pertenecen a la empresa. Desde luego, lo ideal será planificarla para realizar la mudanza en alguna temporada de baja actividad e incluso en un fin de semana, en el caso de no trabajar habitualmente en ese periodo de la semana.
3. Registro del contenido
Lo primero que debemos realizar es un inventario que nos ayudará a no perder nada durante el proceso y, sobre todo, a encontrarlo todo una vez estemos en la nueva ubicación, tened en cuenta que esta labor se puede convertir en un factor clave y decisivo dependiendo del tamaño de la empresa.
Os aconsejamos crear el registro en digital e impreso, de esta manera siempre podremos tener el listado del contenido controlado.
Puedes estandarizar una nomenclatura por departamentos de trabajo, por agrupaciones o por el tipo de artículo. Por ejemplo, si tienes varias cajas con documentación que pertenece al departamento de Recursos Humanos, una buena nomenclatura sería etiquetarla con el nombre de “DTO_RRHH_CAJA_1”. Te ayudará a tener todo controlado en un vistazo y sobre todo que n te olvides nada, así la vuelta a la normalidad en la nueva oficina será mucho más sencilla.
Al igual que designamos las cajas, una buena manera de organizar y asignar las tareas al equipo podría ser por departamentos, así cada persona tendrá unas instrucciones claras de lo que debe encargarse, empleando su tiempo en el traslado de sus elementos personales de trabajo o también colaborando con el resto de personal.
4. La nueva ubicación
Un factor muy importante a la hora de realizar tu mudanza en la oficina es conocer a la perfección el espacio de la nueva ubicación, para ello debes investigar a priori y de manera clara los metros disponible en un plano con el que proyectarás previamente al traslado la nueva organización de tu empresa con dibujos, bocetos, planos a escala…
También es buena idea visitar las nuevas instalaciones las veces que sea necesario para disponer del máximo de información y si es posible trabajar el nuevo diseño de la oficina sobre un plano a escala donde podrás ubicar con exactitud la nueva disposición de los espacios y todos los elementos que traslades en la mudanza.
5. Equipos informáticos
Uno de los elementos más delicados a la hora de realizar una mudanza de oficina es sin duda el traslado de todos los equipos de hardware (servidores, ordenadores, etc.)
A continuación compartimos algunos consejos.
- Ordena los cables con cuidado para asegurar que desenredarlos no se convierta en una tarea eterna. Utiliza material de embalaje para asegurar que el hardware está protegido. El plástico de burbuja para la mudanza puede ser de mucha ayuda para evitar golpes.
- Contrata un servicio de mudanza de confianza que incluya seguro, presta especial atención al registro o inventario del que antes hablábamos y asigna responsables por departamento para realizar el seguimiento de los mismos. Hacemos extensible esta recomendación a teléfonos, fotocopiadoras, sistemas de vigilancia, …etc.
6. Crea tu ‘caja de imprescindibles’
Solicita a los trabajadores que creen su ‘caja de imprescindibles’. ¿Qué significa? Aquellos elementos que sean absolutamente necesarios para realizar sus tareas y que puedan ser trasladados en último lugar (y entregados en primero) con el objetivo de minimizar las consecuencias de la mudanza. Algunos ejemplos de imprescindibles:
- Portátil
- Cargador de portátil
- Disco duro externo
- Ratón
- Teclado
- Documentación impresa
- Silla de trabajo
- Plantas
7. Llego el momento de hacer limpieza
Una mudanza de oficina es el mejor momento para tirar lo que ya no nos sirve, documentación caducada y que hemos ido clasificando y acumulando, incluso podemos plantearnos la posibilidad de escanear y digitalizar mucha de esa información para no tener que trasladarla y ocupar espacio en la nueva ubicación.
8. Comunica a tus clientes y proveedores
Algo que no podemos olvidar es avisar a todos tus clientes del traslado y del plazo que estiméis no vais a estar disponibles para ellos. Una buena idea es comunicarles la noticia a través de mail personal a todos tus contactos indicando la fecha y los nuevos datos de contacto, al igual que se debe actualizar la página web, las tarjetas de visita y el resto de canales digitales que utilice la empresa como Google Maps.
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